Det är vanligt att kalla en konferens till ett utökat möte där företrädare för flera organisationer deltar. Konferenser kan vara avdelningar, sektorer, regionala, interregionala, internationella. De diskuterar olika men tematiskt relaterade problem. I vissa fall är det konferensens beslut som bestämmer organisationens utvecklingsstrategi. Varje utbildad person kan hålla en sådan händelse, men vissa överväganden måste tas med i beräkningen.
Nödvändig
- - Lista över deltagare;
- - en sammanfattning av talen
- - visuella material;
- - tekniska medel.
Instruktioner
Steg 1
Gör en lista med deltagare. Vanligtvis meddelas talarna i förväg om den kommande konferensen, de måste bekräfta sitt samtycke och informera ämnet om rapporterna. Ibland förutsätter villkoren tillhandahållande av rapporterna eller åtminstone en sammanfattning. Kolla in materialen.
Steg 2
Bestäm reglerna. Det beror på hur länge konferensen kommer att pågå, på antalet talare och på arbetsformerna. Planeras endast plenarsessioner eller kommer en del av arbetet att hållas i sektioner? I det andra alternativet kan mer tid tilldelas rapporter.
Steg 3
Var noga med att avsätta tid för sampresentationer och svara på frågor. Bestäm dig för frågan. Deltagarna kan fråga dem muntligen, omedelbart efter presentationen. Då bör du ta hand om ytterligare mikrofoner. Frågor kan också skickas skriftligen, då måste du tänka på platsen där lyssnarna kommer att lägga anteckningarna. Du kan förbereda några av frågorna i förväg.
Steg 4
Gör en agenda. Talordningen kan vara annorlunda, det beror på ämnet, men i alla fall är det bättre att diskutera allmänna frågor i början av konferensen och sedan gå vidare till detaljer. Efter en och en halv till två timmars arbete ger du en kort paus (det är en bra idé att ordna en kaffepaus) och i mitten - en lång paus, där deltagarna kan koppla av och äta lunch. Om konferensen är kort (till exempel omval) är långa pauser inte nödvändiga.
Steg 5
Kontrollera tillståndet för de tekniska medlen. Kontrollera din dator och videospelare. Fråga presentatörerna vilken utrustning de behöver och vilka program som ska finnas där. Be presentatörerna tillhandahålla bilder före konferensen. Det är väldigt bra om personen som arbetar med datorn har en lista över när man ska ge vilken presentation. Innan konferensen, kontrollera om alla talare har anlänt, om det finns några förändringar i ämnet.
Steg 6
Tänk på dina inledande anmärkningar. Du måste säga några välkomstord till deltagarna, förklara vilken händelse konferensen ägnas åt, proceduren, reglerna. Före början av rapporterings- och valkonferensen, ge ordet till ordföranden för räkenskommissionen, som måste säga hur många delegater som var tänkt och hur många som är närvarande. Om det är få som saknas, föreslå att du startar evenemanget. Ibland är det lämpligt just nu att sjunga hymnen till en stat eller en internationell organisation. Erbjud dig att välja ordförande, sekreterare, räkne- och redaktionskommission. I många fall kan listorna upprättas i förväg. Vidare kan evenemanget ledas av ordföranden, som tillkännager förslaget till dagordning (det är bättre att skriva och skriva ut det innan start). Först antas utkastet, sedan görs ändringar och tillägg till det, varefter dagordningen godkänns i sin helhet.
Steg 7
Under konferensen måste presentatören ständigt vara i rummet, oavsett om han är ordförande eller inte. Det är han som avgör organisatoriska frågor när de uppstår. Om du fortfarande behöver lämna, anför ditt ansvar till någon från likasinnade.
Steg 8
Konferensen slutar vanligtvis med antagandet av något slags beslut. Ordföranden läser upp texten i utkastet, publiken gör ändringar och tillägg, redaktionskommittén introducerar dem, varefter beslutet godkänns.
