En konferens i vilken organisation som helst är en extremt viktig händelse. Det kräver noggrann förberedelse och felfri implementering. Varje nyans kan förstöra intrycket av ditt företag. Det finns grundläggande principer som bör övervägas för att organisera en framgångsrik konferens.
Nödvändig
Papper, internet, pengar
Instruktioner
Steg 1
Sätt dig ett tydligt mål. Varför behöver du den här konferensen? Vad, slutligen, vill du få? Konferensen kan syfta till att ge företaget tillförlitliga affärskontakter, förbättra sin image, hitta investerare etc. Beroende på detta väljs en viss riktning som ska följas under hela processen att förbereda och hålla evenemanget. Kom ihåg att målet måste vara uppnåbart, mätbart och med realtidsegenskaper.
Steg 2
Ge evenemanget ett namn. Om det inte är första gången, glöm inte att ange numreringen. Namnet ska vara ljust, fängslande, spännande. Din målgrupp bör vara intresserad av konferensen.
Steg 3
Definiera en tydlig målgrupp. Till och med en perfekt förberedd och organiserad konferens kan inte ha någon effekt om du bjuder in fel personer till den. Fråga dig själv vem som ska tala, vars åsikt ska höras, hur detta evenemang kan vara av intresse för gästerna. Försök bestämma var och hur du bäst kan kommunicera med din potentiella målgrupp, vilket påverkar rätt personer att fatta beslut om att delta i det evenemang du organiserar.
Steg 4
Bestäm tid och plats för konferensen. De flesta konferenser äger rum på vardagar (utom fredag) såvida inte ett långt evenemang planeras. Platsen bestämmer till stor del hela uppfattningen om evenemanget som helhet. Gästernas attityd till konferensen bildas även när de bara letar efter ett konferensrum eller hotell. Beskriv därför rutten så mycket detaljerat som möjligt, placera skyltar om möjligt.
Steg 5
Annonsera en konferens. Välj det media som din målgrupp talar oftast. Placera annonser eller artiklar om det kommande evenemanget i dem. Skicka inbjudningar till alla gäster du är intresserad av. Oavsett om det är ett nyhetsbrev eller ett färgglatt nyhetsbrev, det är upp till dig. I inbjudan anger du plats, tid, namn och riktning för konferensen.
Steg 6
Samla en kommitté som kommer att överväga alla svar på ditt förslag och välja de mest intressanta och relevanta förslagen. Därefter kommer det att vara möjligt att börja bilda programmet för evenemanget.
Steg 7
Fördela ansvar inom teamet. Någon ansvarar för att kommunicera med gästerna, någon bestämmer alla problem med media, någon leder evenemanget etc. Ge ytterligare högtalarmaterial till alla konferensdeltagare. Var noga med att kontrollera all utrustning före evenemanget.
Steg 8
Om du upptäcker att din tid är slut, ställ in en tidsgräns för varje presentation och för antalet frågor. Be publiken ställa talarna till ytterligare frågor efter evenemanget.
