Ett utdrag från protokollet är ett oumbärligt attribut för alla organisations arbetsflöden. Med en juridisk kraft som liknar originaldokumentet måste utdraget innehålla alla nödvändiga detaljer. Vid beredningen av relevanta dokument bör man ägna uppmärksamhet åt detaljer.
Som regel fastställs kraven för genomförande av utdrag ur protokollet i varje företag i enlighet med de interna reglerna för affärsomsättningen. Det finns dock allmänt vedertagna normer för hur detta dokument ska upprättas.
Ett utdrag från protokollet är en exakt kopia av texten i originaldokumentet om en specifik fråga. Således måste ett utdrag ur mötesprotokollet innehålla namnet på det styrande organet vars möte antecknades. Denna information anges som regel i dokumentets titel. Här ändras dokumenttypen "Protokoll" till "Extrahera från protokollet". I vissa fall anges inskriptionen "Uttalande" i dokumentets övre högra hörn.
För att bevara originalets rättsliga kraft måste dessutom utdraget från protokollet innehålla information:
- datum, plats och tid för mötet;
- information om närvaron av beslutsfattande.
- information om den person som utför ordförandeskapets funktioner;
- information om den person som utför sekreterarens funktioner.
Dagens möte reduceras till en specifik fråga för vilken ett utdrag förbereds. På samma sätt utesluts alla fragment relaterade till diskussionen om tredjepartsfrågor från dokumentet.
Behandlingen av frågan på dagordningen, som utdraget förbereds på, ges exakt med serienummer, formulering, diskussionens gång och de beslut som fattas.
I slutet undertecknas utdraget av ordföranden och certifieras av förseglingen. Detta följs av det nödvändiga som bekräftar dess äkthet "Uttrycket är korrekt" ("Rätt") och sekreterarens signatur med en dekryptering läggs.
Originalutdraget från protokollet är numrerat, sydd och certifierat av en auktoriserad persons försegling och underskrift.
