För att underhålla personuppgifter om anställda använder vissa arbetsgivare så kallade personliga filer. Enligt artikel 85 i arbetslagen måste personalarbetare ta emot, lagra och kombinera information om varje anställd. För detta är det lämpligt att använda sådana personliga filer. Vad är ordningen på deras registrering?
Instruktioner
Steg 1
Först bör det förtydligas att hantering av personliga filer inte är ett obligatoriskt dokument för organisationer, men om du väljer att använda det måste du vägledas av reglerna för kontorsarbete.
Steg 2
När en anställd anställs utfärdar chefen en order (instruktion) i form nr T-1. Skapa ett personligt kort för en ny medarbetare på grundval av detta dokument (formulär nr T-2).
Steg 3
För att fylla i detta formulär behöver du följande dokument: pass, arbetsbok, registreringsbevis (TIN), försäkringsintyg, militär-ID (om sådant finns), certifikat eller examensbevis och andra dokument, till exempel för en förare - körkort för kockar - en medicinsk bok etc.
Steg 4
Ta kopior av alla ovanstående dokument och arkivera dem i en personlig fil i kronologisk ordning. Detta arkiv lagras i personalavdelningen eller i bokföringsavdelningen, alla ändringar görs endast av ansvariga personer. Men kom ihåg att arbetsboken inte ingår i den personliga filen, den måste förvaras separat i ett värdeskåp eller under lås och nyckel. Ansvariga personer för säkerheten för dessa dokument utses genom en separat order.
Steg 5
Lista alla dokument i inventeringen, gör ändringar i den speciella kolumnen "Bilagor". Den innehåller också dokumentens serienummer, antalet ark för var och en och mottagningsdatumet.
Steg 6
Några av dokumenten från den personliga filen är ett frågeformulär, en självbiografi, skriftliga förklaringar och eventuella uttalanden. Kom ihåg att arkivet inte överförs till den anställde själv och även om det behövs kan den anställda bara titta på den personliga filen i närvaro av den ansvariga.
Steg 7
När ärendet har bildats, fyll i försättsbladet. För att göra detta, i mitten i mitten, skriv serienumret för detta arkiv, organisationens namn, arbetstagarens position samt hans fullständiga namn.
