Att upprätthålla särskild dokumentation är en integrerad del av företagets personalavdelning. Samtidigt är en personlig fil obligatorisk för varje anställd. I framtiden arkiveras personliga filer i speciella mappar.
Nödvändig
- - anställdas personliga dokument;
- - lista över dokument;
- - en mapp för en personlig fil.
Instruktioner
Steg 1
Börja registrera en personlig fil för en anställd direkt efter anställning. Det finns ingen enhetlig form för att lämna in ett ärende, så du kan utveckla det själv. Skapa kopior av den anställdes pass, pensionsförsäkringsintyg, TIN-certifikat och andra personliga dokument, om det behövs, till exempel ett läkarintyg och körkort.
Steg 2
Designa ett omslag för din personliga fil. Ange organisationens namn i enlighet med de ingående dokumenten, ange ärendets serienummer och datum för dess förberedelse. Du kan också skriva varaktigheten på anställningsavtalet med den anställde. Lämna utrymme för anteckningar om uppsägning, överföring etc. I mitten av omslaget placerar du anställdas efternamn, förnamn och patronym i sin helhet, hans position.
Steg 3
Den första sidan i den personliga filen bör innehålla en inventering av de anställdas tillgängliga dokument. Det är bäst att sammanställa inventeringen i elektronisk form. Se till att ange namnet på den auktoriserade medarbetaren och datumet för inventeringen. Information om tillgängliga dokument kan placeras i form av en tabell, notera var och en av dem och göra nödvändiga anteckningar. Längst ner i inventeringen ska det finnas signaturerna för kompilatorn och den anställde för vilken den personliga filen sammanställs. Bifoga kopior av befintliga dokument efter listan. Detta följs av alla papper relaterade till arbetsflödet, till exempel en semesterorder, avtal om ändringar i anställningsavtalet etc.
Steg 4
Arkivera din personliga fil i arkivmappen. Dessa dokument bör förvaras av en personalspecialist eller direktör för företaget under begränsad tillgång till data. Anställda kan ta emot alla dokument i en personlig fil efter överenskommelse med chefen och under ett personligt kvitto. När en anställd sägs upp eller överförs överförs den personliga filen till ett specialarkiv om tidigare anställda i företaget.
