En personlig fil är en samling dokument som innehåller information om en anställd från det att han undertecknade anställningsordern till dagen för utfärdandet av beslutet om uppsägning. I vårt land är det obligatoriskt att underhålla personliga filer endast för tjänstemän. De flesta företag och organisationer föredrar dock att organisera och registrera medarbetardata.
Instruktioner
Steg 1
Den personliga filen innehåller som regel följande information om den anställde: ett personligt registerblad, kopior av utbildningsdokument, en kopia av ordern och ansökan om anställning, ett anställningsavtal, ändringar och tillägg till det, dokument om certifiering och avancerad utbildning och även andra dokument som är nödvändiga för personaltjänsten (en kopia av ett vigselbevis, födelsebevis, pass, militär-ID, etc.).
Steg 2
Den personliga filen för varje anställd är upprättad i en separat mapp med ett pappomslag - ett bindemedel. Den innehåller kraven: efternamn, namn, anställdas patronym, datum för att inleda ärendet. När den anställde har sagt upp stängs den personliga filen. Dokument måste skickas till arkivet utan att misslyckas.
Steg 3
Stängda personliga filer är numrerade, en intern inventering av ärendehandlingar upprättas. Dokumenten i mappen samlas i kronologisk ordning - från det att anställda anländer till uppsägningsdagen. En intern inventering upprättas i samma ordning. Numreringen av inventeringsarken är separat från numreringen av dokumenten i den personliga filen.
Steg 4
Personliga filer för anställda utfärdas endast till chefen eller andra personer på order av chefen, såväl som till arbetstagaren själv. Information som lagras i en personlig fil är konfidentiell, vilket innebär att den inte kan avslöjas för främlingar. Det är förbjudet att göra ändringar i de tidigare dokumenten i den personliga filen, såväl som att extrahera dem.
Steg 5
HR-avdelningen håller endast register över nuvarande anställda. Dokumenten för de uppsagda anställda överförs till arkivet. De lagras där i 75 år, och personliga filer för chefer, chefer samt personer med utmärkelser och examen är obestämda.
