Arbetet i något företag är omöjligt utan anställda. För att förenkla redovisningen av personalrörelser använder vissa arbetsgivare i regel så kallade personliga filer under sin affärsverksamhet. I allmänhet betyder begreppet "personlig fil" ett slags arkiv som innehåller alla personuppgifter om en arbetande anställd. Användningen av ett sådant redovisningssystem är inte nödvändigt för juridiska personer, men för statliga institutioner är personliga handlingar en obligatorisk post.
Instruktioner
Steg 1
Som regel skriver en anställd en ansökan om anställning när han söker jobb. Du, godkänner att acceptera honom för tjänsten, utarbetar en order (order) för godkännande. Gör sedan kopior av alla dokument, till exempel från ett pass, från ett vigselbevis etc.
Steg 2
Vid denna punkt, skapa en personlig fil. Observera att separata mappar måste skapas för varje anställd. Gör kopior av alla beställningar, till exempel en jobborder. Du behöver också kopior från arbetsboken, utbildningsdokumentet, det vill säga alla kopior av de dokument du har tillgängligt för den anställde.
Steg 3
När alla kopior har gjorts, arkivera dem. Observera att detta fall kommer att öka när du arbetar. Det vill säga om order utfärdas mot denna anställd, till exempel en order för en befordran, en order om att utse en ansvarig person, en order om att bevilja ledighet etc., måste du göra kopior av dem och skicka dem till din personliga fil i kronologisk ordning … Detta gäller alla HR-dokument i förhållande till den anställde.
Steg 4
Gör en intern inventering så att du enkelt kan bekanta dig med innehållet i ärendet. Den fylls också i kronologisk ordning. Alla dokument i inventeringen måste ha ett serienummer, datum för sammanställning, titel, antal ark och eventuellt någon form av anteckning.
Steg 5
De anställdas personliga handlingar bör förvaras av en ansvarig person som utsetts på order av chefen. Rättelser är endast tillåtna av den ansvariga personens hand och information kan endast ses i närvaro av denna person.
Steg 6
När du säger upp en anställd stänger du den personliga filen, det vill säga sammanfattar, numrerar arken, skriver det totala antalet sidor, syr allt och skickar det till organisationens arkiv medan du fyller i leveranslistan.
