En personlig fil är hela dokumentvolymen för en anställd, som innehåller nödvändig personlig information om den anställde och uppgifter om hans anställning. Den personliga filen förvaras individuellt för varje anställd, i en separat mapp. För att den anställdas personliga fil ska kunna göra det enkelt att systematisera information om den anställde finns det vissa regler för dess bildande.
Instruktioner
Steg 1
Kom ihåg att en personlig fil är obligatorisk endast för anställda vid public service-institutioner, alla andra arbetsgivare bestämmer om de ska bedriva personliga affärer efter eget gottfinnande. Samtidigt, om beslutet om hantering av personliga filer för anställda fattades, bör dokumentationen upprättas i enlighet med reglerna för kontorsarbete.
Steg 2
En anställds personliga handlingar innehåller en ganska stor mängd dokumentation, inklusive den anställdes profil, hans biografi, rekommendationer och egenskaper, utbildningsdokument etc. Ett av de oumbärliga attributen för en anställds personliga handling är en intern inventering av ärendehandlingar.
Steg 3
Gör en intern inventering av dokument - det här är det första dokumentet som investeras i ärendet. Eftersom den personliga filen skapas i kronologisk ordning sammanställs inventeringen på samma sätt. Således införs initialt hela listan över dokument som upprättats och mottagits från den anställde vid anställningen. I framtiden, efter mottagande av ny dokumentation, arkivera dokumenten i ärendet och föra dem i inventeringen i kronologisk ordning.
Steg 4
När du underhåller en personlig fil för en anställd, tilldela varje arkiverat dokument ett serienummer. Märk sidorna med separat numrering. Beroende på dokumentkategorin kan du dessutom tilldela det ett speciellt index.
Steg 5
När du matar in data i den interna inventeringen av personliga dokument, ange information om serienummer och index för varje dokument, dokumentets fullständiga namn och antalet ark i det fall detta dokument upptar. Numrera de ark där inventeringen genomförs separat från det allmänna fallet. Bekräfta den interna inventeringen med din egen signatur och dess utskrift som visar positionen. Med korrekt fyllning av den interna inventeringen kan du systematisera de anställdas personliga filer och göra tillgång till information om den anställde bekväm och effektiv.
