En anställds personliga fil är information som återspeglar alla faser i förhållandet mellan den anställde och organisationen. Det bildas (underhålls och formaliseras) av ett personalorgan eller en särskilt auktoriserad tjänsteman. Det är nödvändigt att upprätta en personlig fil i enlighet med gällande regler för registrering.
Nödvändig
- Mapp "Personlig fil";
- Anställdas dokument (eller deras kopior);
- Penna;
- Hålslagare.
Instruktioner
Steg 1
En personlig fil startas efter publiceringen av en order om utnämning av en anställd till en tjänst.
Steg 2
Den personliga filen innehåller: en intern inventering av dokument; frågeformulär och personligt ark om personalregister; sammanfattning;
kopior av utbildningsdokument (och alla examensbevis); ID-kort; intyg och andra handlingar som bekräftar ändringar i den anställdes personuppgifter (kopior av vigselbevis, TIN, försäkringsintyg, födelsebevis för barn); ansvarsavtal; kopior av alla beställningar för möte, överföring, incitament, affärsresor, semester etc. arbetsavtal (kontrakt); data för omcertifiering; egenskaper.
Alla dessa dokument (eller deras kopior) måste arkiveras i en mapp.
Steg 3
I den interna inventeringen är det nödvändigt att lista alla dokument som arkiveras i en personlig fil. Dokument sparas i kronologisk ordning när de blir tillgängliga. I kolumnen "Anmärkning" i den interna inventeringen anges att dokument dras tillbaka eller att originalen ersätts med kopior. Den interna inventeringen är undertecknad av den anställde som sammanställt den, med angivande av efternamn, namn, patronym och datum för sammanställning.
Steg 4
Inlägg som registreras i en personlig fil skrivs med en reservoarpenna eller kulspetspenna i svart, blått eller lila, korrigeringar är inte tillåtna.
Steg 5
Arken av den anställdes personliga fil och hans interna inventering numreras separat.
Steg 6
När du stänger en personlig fil måste du lämna in ett uttalande och beordra att säga upp den anställde.
Steg 7
De förvarar personliga filer i en organisations eller företags kassaskåp. De utfärdas endast för personligt bruk för en viss kategori anställda som har tillgång till personalinformation.
Steg 8
De uppsagda anställdas personliga filer överförs till arkivlagring i 75 år. Företagsledarnas personliga filer sparas permanent.
