Schemaläggning och organisering av arbetstid är en viktig del av effektivt arbete i alla positioner. När det gäller chefspositionen ökar vikten av preliminär planering ännu mer, därför är det nödvändigt att mycket noggrant närma sig denna fråga.
Instruktioner
Steg 1
Chefen kan själv planera sin tid eller helt eller delvis delegera denna funktion till sekreterarassistenten. I vilket fall som helst kan man inte göra utan interaktion med sekreteraren, eftersom det är han som förbereder och organiserar möten, material för möten och tar emot inkommande samtal. Dessutom håller sekreteraren vanligtvis i huvudet alla planer som chefen känner till honom och försöker fördela dem efter arbetstid, därför är det mycket viktigt att omedelbart meddela sekreteraren om förändringar i hans planer.
Steg 2
Men du bör inte förlita dig enbart på sekreteraren, det är viktigt att lära dig att fördela din tid på ett sådant sätt att du har tid att göra allt som planeras. Ett bra sätt att göra detta är att analysera varje timme som har gått och ta reda på exakt vad som gjordes och hur lång tid det tog. Det är också nödvändigt att markera för dig de viktigaste globala uppgifterna som ledare och ägna större delen av din arbetstid åt deras lösning. I vilket fall som helst bör de viktigaste uppgifterna lösas i första hand, eftersom det är känt att 80% av nuvarande uppgifter löses under de första 20% av arbetsdagen och resten av tiden spenderas på endast 20% av arbetet.
Steg 3
Låt inte slumpmässiga händelser passera ditt schema. Det är bättre att lägga lite tid på dem i förväg i planer, detta gör att du är mer benägna att ha tid att slutföra huvuduppgifterna. När du planerar möten, evenemang, möten, konferenser, gå från den realtid som de kommer att kräva, med hänsyn till förberedelser, preliminär bekantskap med materialet, spontana diskussioner och frågor. Försök att distribuera sådana händelser i tid så att början på nästa möte inte vilar mot slutet av det föregående, eftersom du i det här fallet ofta kommer att tvingas antingen vara försenad eller smula finalen.
Steg 4
Sekreterarens uppgifter inkluderar ofta preliminär planering för dagen och veckan med hänsyn till de mottagna samtalen, erbjudandena, inbjudningarna. Det är tillrådligt att i slutet av arbetsdagen diskutera sin idé om ditt schema med sekreteraren och göra justeringar av den. Det är ännu bättre att göra detta på eftermiddagen, så att sekreteraren har möjlighet att göra ändringar, ringa samtal med ett förslag om att skjuta upp detta eller det här evenemanget. Konstant kontakt med sekreteraren bör bli en vana, för hans schema beror direkt på ditt och många händelser kräver förberedelse från hans sida.
Steg 5
Analysera de senaste arbetsdagarna när det gäller att fördela din tid effektivt. Kanske kommer du att se lösningar som gör att du kan göra mer, till exempel hålla flera möten i samma område eller kombinera några evenemang. Anteckna tidigare och planerade händelser i din dagbok.
