Upprättandet av offentliga icke-finansiella rapporter är en relativt ny trend inom socialt orienterad ryska affärer. Företagets offentliga rapport har lite att göra med det interna rapporteringssystemet och skiljer sig i grunden från redovisningsanalysen, därför har processen att förbereda dokumentet sina egna väsentliga funktioner.
Öppenhet i affärsinformation
Offentliga rapporter kom till inhemsk verksamhet från väst, där de i årtionden användes som en mekanism för att skapa informationsöppenhet i organisationernas aktiviteter. I USA och Europa publicerar som regel alla stora företag rapporter om hållbar utveckling varje år, där de ger information om den sociala delen av sitt arbete och åtgärder för att skydda miljön.
Oftast utarbetas sådana rapporter av icke-gruv-, industri- och tillverkningsföretag från ett stort marknadssegment. I dokumenten noterar de tillsammans med de årliga produktionsvolymerna vilka fördelar de har för samhället. Således består offentliga rapporter huvudsakligen av resultaten av organisationens välgörenhetsverksamhet, efterlevnad av miljölagstiftning, deltagande i utvecklingen av det civila samhället och stöd för sociala initiativ.
De senaste årens trend indikerar ett ökat intresse från medelstora och till och med småföretag vid utarbetandet av offentliga rapporter, vilket indikerar nyttan av denna mekanism för att uppnå företagens mål. Små marknadsaktörer har utvecklat en förståelse för att information om sponsring för idrottsklubbar och beskydd över en konstskola, även med låga ekonomiska kostnader, verkligen måste bli offentlig.
De viktigaste adressaterna för offentliga rapporter är:
- ett brett spektrum av allmänheten - konsumenter av tjänster och varor, befolkningen i regionen där företaget verkar;
- affärspartners - företagets grundare, styrelseledamöter, kundtjänstrepresentanter, entreprenörer och till och med konkurrerande organisationer;
- massmedia;
- företagets anställda.
En offentlig rapport är ett dokument anpassat för ett stort antal intressenter, vilket påverkar skrivstil, grafisk design och val av information för inlämning.
Val av information
Insamlingen av information för offentlig rapportering pågår. Det bästa alternativet är att tilldela en separat personalenhet för att utföra detta arbete. En anställds uppgifter bör i detta fall omfatta systematisk insamling av information från alla strukturella avdelningar i företaget enligt verifierade kriterier.
Sådana informationsblock bör innehålla all information om genomförandet av sociala projekt, nämligen: möten med myndigheter, konsumenter, arbete med medborgarnas överklaganden, välgörenhetsevenemang etc.
Som ofta noteras i det metodiska materialet för att utarbeta rapporter, driver själva insamlingen av information företagen till behovet av att öka välgörenhetsstödet, skapa nya sociala projekt, meddela bidrag etc.
Stora företag uppfinner som regel inte sina egna”recept” för att förbereda offentliga rapporter utan använder GOST ISO 26000”Riktlinjer för socialt ansvar”, som grupperar alla de grundläggande målen för att skapa offentliga dokument.
Inlämnande av information
Ett viktigt kriterium för en offentlig rapport av hög kvalitet är tillgängligheten av uppfattning för ett stort antal människor. Sådana handlingar bör vara förståeliga för nästan alla intresserade personer, fungera som en pålitlig informationskälla och kräver inga ytterligare förfrågningar till företaget för förtydliganden.
Ofta har offentliga rapporter ett stort antal grafer, diagram och tabeller, vilket förenklar presentationen av information. Bilder är också en viktig del av en offentlig kvalitetsrapport.
Övningen visar att layouten för en offentlig rapport bör tyckas mot en broschyr snarare än en dokumentär presentation. Oftast har en offentlig rapport ett horisontellt format.
Dokumentets struktur innehåller en titelsida, innehåll, en introduktion, som kan ersättas av ett välkomsttal från organisationschefen, huvuddelen, en slutsats och en terminologisk ordbok. Det alfabetiska indexet gör det också lättare att navigera i dokumentet, men för längdens skull kan det utelämnas.
Distribution av den offentliga rapporten
Den tryckta offentliga rapporten är avsedd att skickas till nyckeladresser - grundare och affärspartners. I elektronisk form läggs den offentliga rapporten ut på den officiella webbplatsen och skickas till mediernas representanter.
För att informera de anställda i organisationen skickas en elektronisk version av den offentliga rapporten till organisationens avdelningar.
