Möten är en viktig del av affärslivet. Det är ett verktyg för övervakning, fastställande av ledningsmål och implementering av feedback. Vid mötet görs rapporter och information ges om det aktuella läget. Deltagarna har möjlighet att konferera med varandra och i slutändan fatta de beslut som är nödvändiga för att de tilldelade uppgifterna ska lyckas.
Instruktioner
Steg 1
Definiera syftet med mötet. Deltagarna kan till exempel träffas för att göra ett preliminärt utbyte av åsikter, lyssna på en rapport om situationen, förbereda rekommendationer för att lösa eventuella frågor eller acceptera dessa frågor. Ämnet för mötet bör vara av intresse för alla deltagare i mötet.
Steg 2
Gör en mötesagenda. I den anger du en lista med frågor som behöver höras och diskuteras under den. Endast de frågor som inte kan lösas i en fungerande ordning bör diskuteras. Skicka mötets preliminära agenda till alla deltagare och lyssna på deras önskemål och kommentarer om ämnet och dagordningen för mötet. Justera agendan med hänsyn till de uttryckta önskningarna.
Steg 3
Bestäm plats, tid och läge för mötet. Utse talare och kontaktpunkter för varje punkt på dagordningen. Be presentatörerna skicka in sina abstrakter i förväg. Bestäm tidtabellen för mötet, ange den tid som är avsedd för diskussion av varje fråga. Skicka den sista mötesagendan och dagordningen till varje deltagare.
Steg 4
Om nödvändigt, skicka deltagarna sammanfattningarna av de rapporter som kommer att presenteras vid mötet, utkast till beslut som ska fattas, informationsanteckningar och analysmaterial.
Steg 5
Tänk på frågan hur man bäst placerar deltagarna i mötet för att minska risken för konfliktsituationer till ett minimum. Psykologer har märkt att oftare människor som sitter inför varandra går in i konflikter och tvister, mindre ofta de som sitter bredvid varandra. Tänk på denna faktor.
Steg 6
Identifiera en ordförande som kan leda mötet så att alla frågor löses på ett optimalt sätt och på kortast möjliga tid. För att göra detta måste han ge konstruktiva beslut från varje deltagare i mötet och göra diskussionen affärsmässig.
Steg 7
Se till att ordningsprogrammet för mötet genomförs strikt och det kommer att bli ganska framgångsrikt och de beslut som fattas vid det kommer att vara effektiva.
