Många organisationer har strikta krav för att organisera dokument och skapa arkiv. Det är nödvändigt att säkerställa fallens säkerhet och isolera dem från nyfikna ögon. Varje kontorist i företaget måste kunna flasha filer och göra det noggrant och extremt exakt.
Nödvändig
- - Arbetsbeskrivning
- - Brevpapper eller bokbindningsmaskin
- - Garn eller stark tråd
- - Synål
- - Papperslim
- - Vitt papper
- - Sax
- - Linjal
- - Penna
- - Tätning (tätningsvax vid behov)
Instruktioner
Steg 1
Du måste flasha ärenden i enlighet med din arbetsbeskrivning. I alla fall utförs detta arbete i alla företag enligt allmänna principer. Först måste du numrera varje dokument i ordning. Kom ihåg att ta bort alla gem, metallklammer och säkerhetsnålar från papperet.
Steg 2
Börja sy fodralet så att arken sedan kan läsas fritt. För att göra detta gör du fyra vertikala hål med en kontorist i mitten av dokumentens vänstra marginal. Avståndet mellan hålen måste vara minst tre centimeter. Det är bekvämt att använda en speciell skrivbordsmaskin för att sy och binda A-4-dokument. Med sin hjälp blir det inte svårt att skapa nödvändiga mappar - det kan genast borra genom en pappersbunt upp till 10 cm tjock.
Steg 3
Använd en speciell sömnål för att snöra åt dokument, liksom bankgarn eller starka nylontrådar. Som en sista utväg kan du lägga vanliga trådar flera gånger. Vanligtvis sys dokument två gånger i rad så att arken sitter fast ordentligt. Detta är särskilt viktigt om ärendet förbereds för ett evigt arkiv.
Steg 4
Lämna de lösa ändarna vid tråden eller garnet ca 6 cm. De måste dras genom mitthålet på fel sida av det sista dokumentet och bindas hårt i en knut.
Steg 5
Limma knuten och trådarnas ändar med en cirkel (ca 4 cm i diameter) eller en fyrkant (4 x 5 cm) med kontoristlim. Figuren måste klippas ut i tjockt vitt papper.
Steg 6
Placera förseglingen så att den delvis överlappar pappersetiketten och att en kant överlappar det sista arket i häftklämman. Du kan också fylla denna plats med tätningsvax.
Steg 7
Vänta tills limet är helt torrt. Ange sedan antalet ark i filen direkt under förseglingen och placera tjänstemannens signatur. Lägg till ett godkännandebrev och ange datumet för godkännandet. Kopior av dokument från flera ark arkiveras också, medan det är nödvändigt att sätta en stämpel med en signatur, datum och inskriptionen "Kopia är korrekt".
Steg 8
Binda väskan för tillfällig förvaring i en pocketbok och dokumenten för det permanenta arkivet till ett inbunden. Ange tidsfristerna i det sydda fodralet.
