Korrekt organiserat kontorsarbete i en organisation eller ett företag gör att du kan hålla dokument i ordning och kontrollera deras rörelse när som helst. Om ditt företags aktivitet är relaterat till ingående av kontrakt, föra en lämplig journal över deras redovisning. En väldesignad tidning gör det möjligt att spela in detaljerna i dokument och deras kronologi.
Nödvändig
- - en journal för inspelning av dokumentation,
- - material som ska registreras,
- - reservoarpenna;
- - penna;
- - sax;
- - linjal;
- - papper;
- - trådar;
- - nål;
- - lim.
Instruktioner
Steg 1
Hitta ett bekvämt formulär för att föra en loggbok. Utgå samtidigt från de brådskande behoven hos organisationen och kontorsarbeteens särdrag. Nyligen har elektroniska former av dokumentationsredovisning blivit mer utbredda, men de är inte alltid praktiska när man känner till chefer med dem. I det enklaste fallet kan du upprätta en redovisningsdagbok i en vanlig anteckningsbok i stort format.
Steg 2
Numrera sidorna i tidningen genom att placera löpnummer längst ner eller högst upp på varje ark. Sy hela sidblocket med stark tråd och led ändarna förbi den sista sidan i tidningen. Skriv på ett litet papper hur många ark boken innehåller. Limma etiketten till den sista sidan i rad och passera trådändarna under den, bunden i en knut. När limet torkar, anbringa här förseglingen för dokumenten och signaturen för den person som utgav tidningen.
Steg 3
Börja designa din titelsida. Skriv namnet på journalen på journalens framsida, till exempel "Contract journal". Inkludera i beskrivningen organisationens namn (företag) och dess viktigaste detaljer. Lämna två rader för dagbokens start- och slutdatum. All denna information kan inte matas in för hand, men förtrycks på en skrivare och sedan limmas snyggt på tidningens omslag.
Steg 4
Dela upp arbetssidorna i tidskriften i så många kolumner som krävs för en fullständig beskrivning av de dokument som ska registreras. Var noga med att ange kolumner för serienumret, datum för mottagande av dokumentet, avtalets ingående, frisläppandet av beställningen och så vidare. Lämna en separat kolumn för en kort beskrivning av dokumentets väsen och dess huvudsakliga innehåll. Ge också en plats för signaturen för den person som fick dokumentet för utförande.
Steg 5
Om det behövs, registrera tidningen på kontoret (sekretariatet) och ange lämpligt nummer och andra uppgifter till den. Efter registreringsförfarandet kan bokföringsjournalen användas för det avsedda syftet.
