I slutet av mötet bör ett protokoll utarbetas för att fastställa dagordning för mötet, de beslut som fattas, under vilka förhållanden de kommer att genomföras etc. Det är viktigt att sammanställa protokollet omedelbart efter mötet och inte skjuta upp "tills senare." Det är bra om en professionell sekreterare kan hålla protokollet. Om detta inte är fallet kan andra personer som känner till vissa regler för att hålla protokoll från möten också göra detta.
Instruktioner
Steg 1
Den som tar protokollet från mötet måste vara medveten om alla beslut från tidigare möten för att förstå logiken i de beslut som tagits. Om du tar protokoll i ett möte, ta kopior av protokollet från flera tidigare möten. Vid mötet dokumentera omedelbart punkterna på dagordningen.
Steg 2
Bredvid varje punkt på dagordningen, skriv ner eventuella tankar som uttrycktes under mötet. Detta kan göras kort eftersom protokollet kommer att slutföras inte under mötet utan efter det. Poängen med dessa anteckningar är att med dem kommer du inte att sakna en enda viktig tanke uttryckt. Skriv också ner namnen på dem som talar för att komma ihåg vem som sa vad och om vilket ämne. Skriv bara fakta från uttalanden, inte personliga åsikter eller antaganden.
Steg 3
Själva genomförandet av protokollet bör ske omedelbart efter mötet, så att viktiga punkter inte glömmas bort eller att posterna inte går förlorade. Protokollet ska innehålla en kort beskrivning av mötet i affärsstil. För att göra detta, använd indirekt tal, skriv allt i det förflutna: "II Ivanov noterade att …".
Steg 4
Protokollets innehåll bör bestå av:
1. "lock" som anger syftet och datumet för mötet, ibland anger även mötets starttid;
2. listor över de närvarande och inte närvarande;
3. en sammanfattning av de beslut som tagits - som anger initiativtagarna till dessa beslut.
