Resultaten av mötena kräver dokumentär inspelning i form av protokoll. När du utarbetar detta dokument är det viktigt att återspegla diskussionens huvudsakliga poäng och presentera hela diskussionen så kortfattat som möjligt.
Protokollet upprättas efter mötet av mötets sekreterare, som antingen måste göra anteckningar under diskussionen eller ha en diktafonprotokoll. Det andra alternativet är det mest optimala för att lösa eventuella tvister.
Visuellt består dokumentet av följande delar:
- allmän information;
- dagordning för mötet;
- diskussion och beslut.
Allmän information
Detta informationsblock innehåller titeln, platsen (stad, datum, tidpunkt för mötet), en lista över närvarande personer. Titeln på mötet är titeln. Till exempel ett möte i arbetsgruppen om personalfrågor. Blocket av datum och tid anger information om mötet som hålls direkt och inte om datumet för protokollets undertecknande.
Om mötet hålls av en permanent struktur (kommission, arbetsgrupp, etc.), anger den allmänna informationen det fullständiga namnet på den permanenta ordföranden och mötet.
När man upprättar en lista över de närvarande ska namnen på positioner och arbetsplatser för de inbjudna anges. Detta informationsblock börjar med ordet "Present". Om det finns en omröstning i mötet, delas de närvarande i protokollet i två grupper - med rösträtt och utan rätt att delta i omröstningen.
Mötesagenda
Dagens möte utformas före mötet. Det finns dock undantag, till exempel - för brådskande möten. I detta block listas mötesfrågorna utan att specificera talarna och tidsgränsen för rapporterna. Även om mötet kallas till för att diskutera en fråga ingår det inte i titeln på dokumentet utan är upprättat i form av en dagordning.
Beroende på tidsgränsen för talet kan den presenterade dagordningen godkännas automatiskt eller sättas till omröstning av ordföranden. I det här fallet börjar diskussionen med frågan om godkännande av dagordning för mötet. Om det inte finns några invändningar formaliseras ett sådant beslut i protokollet enligt följande: "Frågan om att enas om dagordningen har satts till omröstning." Följande är resultatet av omröstningen i form: "Röstade: för - (antal röster), emot - nej, avstod - nej."
Diskussion och beslutsfattande
Det största blocket av frågor är reserverat för att återspegla diskussionens gång. Varje fråga på dagordningen sätts i ett separat block, med början med ordalydelsen från dagordningen. Detta följs av rapportens gång, som görs i följande form: “Lyssnade: (talarens fullständiga namn)”. Erfarna transkriberare rekommenderar att man inte transkriberar talet utan lämnar den allmänna innebörden, som kan uttryckas i flera meningar. Om det är viktigt att bevara betydelsen av det mesta av rapporten, kan du citera teserna i talet eller utdrag ur presentationen i bilagan till protokollet och hänvisa till det i dokumentets text.
Detsamma gäller för reflektion av diskussionens gång. Om flera talare följer samma synvinkel kan deras tal formaliseras i följande form:”Högtalare (fullständiga namn på talare) som stödde talarens åsikt”.
Som ett resultat av varje fråga måste en lösning formuleras. Den bör förberedas i förväg i utkastet till beslut eller formuleras av mötesdeltagarna själva under diskussionen. Beslut fattas i form av specifika formuleringar, som måste presenteras entydigt och exakt. Beslut om rent informativa tal kan tas med av deltagarna i mötet.
Om mötet föreskriver en omröstning ska protokollet efter varje utgåva innehålla sina resultat: "Beslutet fattades enhälligt", "Beslutet fattades med majoritetsröstning", "Beslutet fattades inte." Liknande anteckningar bör göras i fall där frågorna tas bort från diskussionen, skjuts upp till ett annat möte eller inte behandlas på grund av frånvaron av en talare.
I slutet undertecknas protokollet av ordföranden och sekreteraren och vid behov intygas av förseglingen från den organisation som kallade till mötet.
