Ett servicebrev är ett vanligt sätt att informera tredje part via post. Den används när det är nödvändigt att ha en skriftlig bekräftelse på överföringen av viktig information till partnern eller när det är omöjligt att använda andra typer av kommunikation. Detta dokument har många varianter, men det finns allmänna regler som måste tas i beaktande när man förbereder ett sådant brev.
Nödvändig
Brevpapper brevpapper
Instruktioner
Steg 1
För att komma igång, skaffa organisationens brevpapper speciellt utformat för dessa brev. Huvudskillnaden från standard brevpapper är närvaron av postuppgifter tillsammans med bankuppgifter. Om detta inte är fallet i ditt företag, förbered din egen version. Placera logotypen här och ange organisationens namn, bankuppgifter, postadress, telefoner, fax och e-post för kommunikation.
Steg 2
I det övre högra hörnet anger du adressaten till brevet (företagets namn, postadress, position, huvudnamn). Om brevet riktas till flera organisationer placeras deras adresser efter varandra, men inte mer än fyra i rad och utan att ledarna specificeras. Gå nu direkt till brevet, eftersom det här dokumentet inte skriver namnet (till skillnad från handlingar, anteckningar etc.). Istället kan du kort ange ämnet för brevet, kärnan i ditt överklagande - "om sen betalning", "om ändring av villkoren", etc.
Steg 3
Brevtexten ska vara i affärsstil. Ange kärnan så kort och exakt som möjligt för att undvika förvirring vid förmedling av viktig information. En bokstav bör ta upp en fråga. Försök inte lösa alla problem mellan dig och din partner i en bokstav. Var och en bör betraktas separat, eftersom det kan finnas olika artister och dessutom kan detta vara viktigt i händelse av tvister som kräver beslut i domstol. Följaktligen är det bäst att inte visa volymen på bokstaven utöver en sida.
Steg 4
Slutligen listar eventuella ytterligare dokument i avsnittet Bilagor. Lämna en plats för chefens signatur och dechiffrera hans signatur inom parentes (efternamn, initialer). Var noga med att ange det fullständiga namnet på artisten och kontorets telefonnummer för kommunikation. Underteckna originaldokumentet med din handledare och registrera brevet hos din organisationssekreterare som ett utgående dokument.
