Dwight David Eisenhower var USA: s 34: e president. Han hade många saker att göra, så han bestämde sig för att skapa sitt eget planeringssystem så att han alltid kunde hålla koll på allt.
Eisenhower föreslog att man skulle använda en prioritetsmatris för att planera ärenden. Den bygger på prioritering enligt kriterierna för uppgifternas betydelse och brådskande. Ärenden är uppdelade i fyra kategorier:
… Det här är saker som kommer att vara för sent i morgon. Dessa frågor måste hanteras utan att misslyckas och först och främst. Eisenhower antog att den här kolumnen alltid borde vara tom för om du har en brådskande uppgift, utvärderar du omedelbart dess betydelse och brådskande och börjar utföra den. Olika oförutsedda omständigheter, force majeure, läkarbesök, brådskande samtal kan skrivas in i den här kolumnen. Du måste försöka göra sådana saker direkt, ta dem in i den här kategorin mentalt.
… Som regel är det dessa aktiviteter som mest påverkar produktiviteten i aktiviteten. Det är de som ofta skjuts upp för senare, vilket är anledningen till att de häller ut i svansar och rusarjobb och de kan säkert överföras till kategori A. Det här är fall som bör omedelbart slutföras i avsaknad av fall i kolumn 1.
Det här är saker som verkar omöjliga att vägra, men de tillbringar större delen av vår tid, medan de inte rör oss mot målet och inte ger oss någon nytta. Fall i denna kolumn måste granskas noggrant. Är de värda din tid, behöver du uppfylla dem? Eisenhower rekommenderade dig att leta efter personer som kan utföra dessa uppgifter åt dig med samma framgång eller bättre.
… Det här är de mest oproduktiva sakerna att göra. Sitter på sociala nätverk, bläddrar i tidningar, tittar på TV - det tar mycket tid, vilket ger ett minimum av nytta. Om sådana saker har blivit vana måste du gradvis bli av med dem och minska den tid som tilldelats dem.
Du kommer att kunna distribuera dina affärer ordentligt genom att ställa frågorna: Är den här uppgiften viktig? Vad händer om du gör det imorgon? Vad händer om du inte gör det alls? På så sätt kan du prioritera att göra de saker du verkligen behöver först och inte slösa tid.
