När man tar emot meddelanden från en affärspartner försöker många svara på den mottagna begäran så snabbt som möjligt för att inte hålla partnern i väntan. Och detta är korrekt - i det här fallet är det ofta viktigt med tid, vilket är svårt att överskatta. Men utan att tänka för mycket på svarets form är det få som tror att genom att göra detta kan det ge ett slag mot företagets rykte.
Instruktioner
Steg 1
Till att börja med, studera noggrant frågorna i motpartens brev. Förbered ett kort svar för varje artikel om det finns fler än ett. Fortsätt nu med utformningen av brevsvaret på begäran. För att göra detta, ta företagets brevpapper med logotypen och företagsuppgifterna tryckta på det. Om detta inte finns, skriv rubriken på bokstaven och ange nödvändig information i den manuellt. Att placera detaljer i ett brev är mycket värdefullt för din affärspartner. Genom att erbjuda dem i varje meddelande sparar du honom från behovet av att söka efter dem i en hög med papper eller datafiler varje gång, samt från behovet av att göra en separat begäran om detaljer om han vill upprätta ett nytt kontrakt eller betala en faktura.
Steg 2
I det övre högra hörnet skriver du informationen om adressaten till brevet. Ange här organisationens namn, positionen för författaren till begäran och hans fullständiga namn. Tvärtom, i det vänstra hörnet väljer du raderna för det utgående numret, som kommer att tilldelas dokumentet vid registrering och datum. I det här fallet skrivs inte namnet på dokumentet. Börja omedelbart med att adressera efter namn och patronym, efter ordet "Kära". I den materiella delen av brevet kommer de första orden att vara "Som svar på ditt brev informerar vi dig" (begäran, begäran etc.). Skriv sedan ner alla förberedda svar punkt för punkt och följ den sekventiella numreringen som var i originalbrevet.
Steg 3
I den sista delen, uttrycka din begäran, önskan eller krav, kom ihåg att följa en respektfull ton, affärsstil och vara färdig. Avsluta bokstaven med orden "Med vänlig hälsning" och ange ditt namn och din position. Dessutom skriver du här ditt telefonnummer för kommunikation och e-post, om du vill få ett svarsbrev eller kommentarer om vad som sägs i brevet.
