Dokument som går in i organisationen redovisas. Vanligtvis är det kontorets uppgift att registrera inkommande brev, men i små team tilldelas detta ansvar ofta sekreteraren. Metoden för behandling av korrespondens beskrivs som regel i detalj i de interna instruktionerna för kontorsarbete. Om det saknas, när du behandlar nya dokument, måste du följa en viss åtgärdsordning.
Nödvändig
- - journal för registrering av inkommande korrespondens,
- - stämpel "Inkommande brev".
Instruktioner
Steg 1
Acceptera och sortera inkommande korrespondens. Alla bokstäver måste öppnas, utom de med ett speciellt märke, till exempel "Personligen till chefen" eller "Konfidentiellt", etc. Skynda inte att kasta kuvertet, kontrollera först om returadressen anges i texten. Registrering kräver inte bokföringsdokument (fakturor, fakturor), gratulationer, reklammaterial.
Steg 2
Ange information om mottagna brev i loggen för inkommande korrespondens. Det kan vara elektroniskt eller traditionellt (papper). Följ rekommendationerna från programutvecklarna när du fyller i elektroniska formulär. Datorsystem underlättar kontorsarbete, hjälper till att snabbt hitta den information du behöver. Enighet är dock viktigt i dem, strikt efterlevnad av reglerna för inmatning av information, annars kan dokumentet gå vilse i databasen.
Steg 3
Köp en traditionell loggbok på ett tryckeri eller ordna den själv i en A4-anteckningsbok. Huvudkravet för det är enkel sökning, tydlighet och noggrannhet i fyllningen. Det är bekvämt att föra en dagbok i form av en tabell med följande kolumner: 1. Registrerings datum. Överväg inkommande brev på mottagningsdagen och på kvällen skicka dem till chefen för övervägande, såvida inte organisationen har antagit ett annat förfarande; Registreringsnummer. Detta dokumentattribut består av numret på ärendet "Inkommande dokument" (enligt den godkända nomenklaturen för organisationens angelägenheter) och serienumret (från början av kalenderåret) för det mottagna brevet. Till exempel, "nr 01-12-273", där 01-12 är fallets nomenklaturnummer, är 273 bokstavens unika nummer. All mottagen korrespondens registreras en gång, oavsett antalet exemplar som mottas senare, inklusive elektroniska, 3. Brevförfattaren (organisation, individ), till exempel "Vstrecha LLC" eller "Regional administration, biträdande chef V. S. Sidorov", etc. 4. Dokumentets ämne. Du kan fylla i den här kolumnen med information från bokstavens rubrik eller kort formulera huvudidén efter att ha läst den. Skriv så att du senare lätt kommer ihåg vilket dokument det rör sig om och förklarar det för dina kollegor. Till exempel "Om ingående av ett kontrakt för transporttjänster" eller "Om tillhandahållande av information om inkomstskatt före 12.12.2011", etc.; 5. Testamentsexekutor. Fyll i rutan efter att ha fått chefens visum. Ange namnet på den person som ska förbereda svaret. Notera förfallodagen här. Markera eller betona datumet för svaret på det brådskande brevet.6. Anteckningar. Här kan du göra anteckningar om genomförandet av chefens order, eller ange närvaron av viktiga bilagor till brevet eller markera antalet kopior som anställda har på jobbet.
Steg 4
Fyll i tabellen enligt dina önskemål. Till exempel, rädsla för säkerheten för dokument, markera rutan för entreprenörens signatur när du tar emot brevet. Men överbelasta inte journalen och dig själv med alltför detaljerade poster. Dokumentet innehåller all nödvändig information, registreringsformulär hjälper bara till att spåra arbetsfasen på det.
Steg 5
Sätt en speciell stämpel på alla bokstäver som anger typen av korrespondens - "Inkommande". Utskriften ska vara i det nedre högra hörnet på dokumentets första sida. Se till att utskriften inte överlappar texten. Ange serienummer och mottagningsdatum i utskriftsraden manuellt.
