Att organisera en konferens kräver noggrann förberedelse. Genom att dela upp denna process i steg kan du minimera arbetskraftskostnaderna på en hög nivå av evenemanget.
Nödvändig
Dator med internetåtkomst och hjälpprogram för staden, telefon
Instruktioner
Steg 1
Bestäm ämnet för konferensen, antalet potentiella deltagare, timing och föreläsare. Förhandla med föreläsare för att få tillstånd att tala.
Steg 2
Baserat på ämnet och det planerade antalet deltagare är det nödvändigt att välja alternativ för konferenslokalerna. Dessa kan vara kulturhus, konferenslokaler på hotell, restauranger, rekreationscenter och mer. Urvalet utförs med hjälp av en sökning på Internet och olika stadskataloger, baserat på erhållna data, bildas en tabell över potentiella platser som anger namn, adress, telefonnummer, antal platser, kostnad och tillgänglighet för nödvändig utrustning (till exempel en projektor, skärm, mikrofon).
Steg 3
Ring den resulterande databasen över potentiella platser och klargöra, om möjligt, på önskade dagar, kostnaden för hyran, tillgången på ytterligare tjänster (till exempel organisera ett buffébord). Som ett resultat väljer du plats och datum.
Steg 4
Utveckla en företagsstil för konferensen (symbol, slogan, färger osv.) Och besluta om vilka produkter som krävs (anteckningsböcker, pennor, inbjudningar, T-shirts och mer). Beställ produkter för evenemanget i souvenirföretag. Forma också det planerade programmet.
Steg 5
Skicka inbjudningar till potentiella deltagare på brevhuvuden via e-post eller med en icke-standardlösning med kurir / post (till exempel till en konferens om blomsterbruk i form av en blomma av tyg på en designkartong).
Steg 6
Registrering av deltagare, detaljer om programmet, hjälp vid överföring och val av boende (vid behov). Arbeta med underleverantörer för att organisera ett buffébord, fotografering och mer.
Steg 7
Innan evenemanget, kontrollera salongens beredskap - utrustning, souvenirer, organisering av ett buffébord och mer.
Steg 8
Under evenemanget är det nödvändigt att samordna underleverantörernas arbete: arrangörer, cateringtjänster, fotografer och mer.
Steg 9
Efter konferensen, skicka ett e-postmeddelande om brevpapper tacksamhet för deltagandet i evenemanget, du kan be om feedback.
