En sekreterare är en kontorsanställd vars uppgifter inkluderar att ta emot telefonsamtal, veta hur man arbetar med en dator, kommunicera med människor, föra affärsregister och mycket mer. Det finns många myter om sekreteraryrket - men vad exakt är en bra sekreterare?
Grundläggande färdigheter
För att arbeta som sekreterare krävs inte ett diplom från en högre utbildningsinstitution - specialkurser är tillräckligt, där den framtida sekreteraren lär sig affärskommunikation och etikett, snabbläsning, kontorsarbete, praktisk psykologi, stenografi och typning. Dessutom lär kurserna grunderna för att arbeta i 1C, och lär sig också hur man använder mini-ATS och kontorsutrustning. Utan alla dessa färdigheter kan en sekreterare inte betraktas som en bra arbetare.
Det är också mycket viktigt för en bra sekreterare att ha en subtil uppfattning om andras psykologi och vara motståndskraftig mot olika påfrestningar.
Eftersom sekreteraren är företagets affärsperson måste han ha ett trevligt utseende, en känsla av stil och god smak. Utan förmågan att klä sig vackert, bete sig i samhället och prata kompetent kommer sekreteraren inte att kunna skapa ett gott intryck bland kunderna i det företag där han arbetar - därför kommer företagets image inte att vara i nivå. Faktum är att en bra sekreterares huvuduppgift är att organisera sin chefs och hela kontorets arbete effektivt och effektivt.
Funktioner i yrket
Många tror att en sekreterares jobb är att göra kaffe, skicka in dokument för signaturer och svara på samtal. Detta är en illusion - arbetsuppgifterna för detta yrke inkluderar att övervaka mottagningens arbete, bedriva affärskorrespondens, delta i olika kontors- och grenlösa evenemang och kommunicera med nervösa kunder. Dessutom fungerar en bra sekreterare ofta som kontorschef och till och med en psykolog som kommer att kunna kyla ner situationen i teamet.
Ofta kallas verkställande sekreterare”grå kardinaler” för att de osynligt kan påverka företagets arbete och chefens beslut.
Oftast blir kvinnor sekreterare eftersom de är känslomässigt mer flexibla och motståndskraftiga. Dessutom är de mer känsliga - att fånga stämningen hos chefen och laget hjälper mycket i sitt arbete. Om sekreteraren är tillräckligt smart och professionell kan chefen vända sig till honom för råd och lyssna på honom. Det är sekreteraren som kan underlätta chefens arbete genom att organisera sin arbetsplats väl och leverera den information han behöver i tid. Samtidigt har sekreterare ingen karriärtillväxt, eftersom en bra chefsassistent är guldvärd. Som ett resultat får sekreteraren dock ovärderlig erfarenhet och kunskap om affärsprocesser, som i framtiden kan hjälpa honom att starta en karriär i ett annat yrke.
