Företagets primära bokföringsdokumentation innehåller information om alla affärstransaktioner, rörelser av pengar, beräkning och betalning av löner och betalning av skatt. Baserat på dessa dokument hålls register, så att förlusten av till och med ett dokument snedvrider de finansiella rapporterna och är en rättslig överträdelse. Enligt art. 17 i lagen "om redovisning" måste företag oberoende säkerställa säkerheten i redovisningsdokument.
Instruktioner
Steg 1
Lagen definierar lagringsperioden för primära bokföringsdokument vid 5 år, medan Ryska federationens skattelag begränsar lagringstiden till fyra år. För att undvika påföljder enligt koden för administrativa överträdelser (artikel 15.11) bör du fortfarande följa de längre perioder som föreskrivs i lag. Dessutom finns det en lista som godkänts av Rosarkhivs order av den 6 oktober 2000. Enligt den bör lagringsperioden bestämmas i enlighet med typen av varje specifikt dokument.
Steg 2
Upprätta genom beställning lagringsperioder för primär redovisningsdokumentation, med hänsyn till bestämmelserna i lagen och de föreskrifter som anges i listan. I ordern anger du från vilket ögonblick lagringsperioden ska beräknas. I allmänhet är början på lagringsperioden för dokument den 1 januari året efter det år då dokumentet slutfördes med kontorsarbete. För inköpsboken och försäljningsboken, ange början på lagringsperioden från och med dagen för den senaste posten (klausulerna 15 och 27 i reglerna, godkända genom dekretet från Ryska federationens regering av den 2 december 2000 nr. 914).
Steg 3
Tilldela ett separat rum för bokföringsdokument, som måste vara utrustade med brandsäkra skåp och specialskåp. Kassaskåp är avsedda för att lagra former av strikt rapportering, dessutom kan de lagra papper och dokument som är märkta "Kommersiell hemlighet". Bestäm proceduren för åtkomst till dessa kassaskåp, ansvariga personer som är auktoriserade av revisorn, samt förfarandet för utfärdande av primär dokumentation från lagret.
Steg 4
Om företaget är tillräckligt stort och det finns många dokument, organisera ett särskilt arkiv. Den bör användas för att överföra papper avsedda för permanent (evig) och långvarig (över 10 år) förvaring. Förvara alla andra bokföringsdokument med en lagringsperiod på upp till tio år i ett specialrum tills de förstörs.
