Många företags aktiviteter är förknippade med ingående av avtal om leverans av varor, inköp av råvaror och komponenter. Varje företag slutar kontrakt med anställda. För att göra dokumentationen enklare att använda är praxis att upprätthålla en mängd olika redovisningstidskrifter utbredd. I en sådan tidskrift är det bekvämt att registrera till exempel kronologin för rörelsen av enskilda dokument och detaljerna i kontrakten.
Nödvändig
- - en journal för redovisning av kontrakt;
- - kontrakt.
Instruktioner
Steg 1
Utveckla ett formulär för att registrera kontrakt. Det bör återspegla företagets detaljer och vara lätt att använda. På ett stort företag kan du godkänna en sådan form av tidskriften genom en specialbeställning och komplettera den med rekommendationer för att fylla i dokumentationen.
Steg 2
Designa tidningens titelsida. Ange namnet på dokumentet här. Reflektera företagets namn och alla nödvändiga detaljer. Ange startdatum för loggning. I ett stort företag är det lämpligt att föra en separat avtalsdagbok för varje strukturell enhet. Numrera sidorna i tidningen, häfta den vid behov och sätt på organisationens försegling.
Steg 3
Dela upp arbetssidorna i tidskriften i flera kolumner, vars nummer kommer att bestämmas av dina behov och specifikationerna för kontrakten. Ange kolumner för dokumentets serienummer, kontraktets datum och dess utgång. En separat kolumn kommer att innehålla en kort beskrivning av kontraktets föremål. Ta med i tidskriften även de personer som är ansvariga för fullgörandet av de avtalsenliga skyldigheterna.
Steg 4
Om du tror att den elektroniska formen av tidskriften kommer att vara bekvämare, utveckla din egen programvaruprodukt för registrering av kontrakt eller beställ detta arbete från en specialiserad organisation. I vissa fall kan du använda Microsoft Excel-kalkylprogram för detta ändamål.
Steg 5
Utse en tjänsteman som ska ansvara för att föra journal. Vanligtvis är denna person en anställd på företagets personalavdelning eller en anställd på den juridiska avdelningen.
Steg 6
Gör det till en regel att systematiskt föra register över kontrakt, vilket återspeglar dokumentationen i det kontinuerligt och inte från fall till fall. Detta gör det möjligt för företagsledningen att få en fullständig bild av de processer som sker i företaget och kommer att ge en möjlighet att snabbt navigera i det täta dokumentflödet.
