Etikett är ett mångfacetterat koncept, det finns regler för beteende i samhället, vid bordet eller på offentliga platser. Det finns också en sak som affärsetikett, i synnerhet affärsetikett. Företagets rykte beror till stor del på hur korrespondensen med kunder, anställda och partners bedrivs.
Allmänna regler för korrespondens
Skriftligt tal skiljer sig mycket från muntligt, särskilt affärskorrespondens. Moderna verkligheter är sådana att skrivande i allt högre grad menas ett e-postmeddelande snarare än ett meddelande på papper.
När det gäller affärsförhandlingar med partners, om meddelanden relaterade till affärsmoment, är e-post det bästa alternativet för överföring av information. Men att skriva inbjudan, tack eller gratulationer görs på papper.
Det anses vara god praxis att använda kvalitetspapper och helst brevpapper med organisationens logotyp. Det är bättre att leverera viktiga brev eller inbjudningar till speciella evenemang med kurir eller rekommenderad post. Meddelandet på vackert papper av hög kvalitet ser solid ut och höjer företagets betyg.
I affärskorrespondens är budskapets korrekthet, läskunnighet och noggrannhet viktigt. Överdriven känslomässighet, förtrogenhet, stötande kommentarer, såväl som presentationens längd och tvetydighet är inte tillåtet.
Det är viktigt att strukturera texten, placera accenter och skiljetecken korrekt så att mottagaren är mycket tydlig om vad bokstaven handlar om.
När det gäller kommunikationsstilen är det bättre att undvika florida fraser, komplexa meningar på flera nivåer och onödiga ord. Överflödet av professionella klichéer i affärskorrespondens är tillåtet.
För tydlighetens skull kan du lägga till diagram, diagram eller tabeller i texten.
Det är oacceptabelt att använda uttryckssymboler och bilder i affärskorrespondens. Var noga med att kontrollera texten för fel och skrivfel innan du skickar.
Regler för design av affärsbrev
Ett välskrivet affärsbrev måste ha en tydlig struktur. Det finns ingen enda standard, men det finns allmänna designregler.
Ett affärsbrev består av en rubrik, hälsning, innehåll (bas), farväl, signatur och information om den sändande organisationen.
Brevets rubrik innehåller vanligtvis organisationens namn, logotyp, adress och kontakter för kommunikation (telefon, e-post, fax).
Dessutom kan företagets typ av verksamhet och namnen på chefer stavas i rubriken.
Kepsen är oftast tryckt i mitten av arket, ibland får den placeras i det övre hörnet.
Ett ansedd företag bör ha sitt eget brevpapper. E-postmeddelanden bör också ha formulär, detta ger organisationen soliditet.
I välkomstdelen kan du skriva "God eftermiddag" eller "Hej" om meddelandet inte är av strikt interpersonell karaktär. I ett tydligt affärsbrev, meddelande eller annan affärsdokumentation är det lämpligare att omedelbart adressera mottagaren med namn och patronym.
Det viktigaste i affärskorrespondensen är huvudinnehållet i brevet - grunden.
Denna del har den högsta informationsbelastningen, det är i det som syftet med överklagandet avslöjas.
Det kan finnas flera skäl för att kontakta, respektive, presentationen av varje aspekt bör börja med ett separat stycke. Det är nödvändigt att strukturera huvuddelen av brevet för att skilja mellan ämnen och förstå informationen bättre.
Exempel på paragrafer inkluderar följande fraser: "vi ber dig", "informera", "erbjuda för övervägande" och andra.
Det är värt att komma ihåg att det också finns en struktur inom aspekterna.
Avsändaren av ett affärsbrev måste motivera begäranens relevans, avslöja dess huvudsakliga innehåll och beskriva det förväntade resultatet vid ett positivt svar.
Direkta talformler används sällan i affärsbrev. Huvudsyftet med den sista frasen är att uttrycka respekt för mottagaren och den vanliga hyllningen till artighet. Exempel på avslutande fraser: "bästa hälsningar", "bästa hälsningar", "tack på förhand för ditt svar" och andra.
En personlig signatur måste finnas i slutet av brevet. Avsändarens efternamn, initialer och position anges vanligtvis samt kontaktnummer.
Stora företag använder elektroniska signaturer. Detta är en speciell fil med en textunderskrift som automatiskt anbringas i slutet av varje bokstav. En elektronisk signatur bör inte överstiga fem till sex rader och överstiga sjuttio tecken.
Denna konstruktionsstruktur gäller även för reklambrev, försäkringsbrev och tackbrev, liksom meddelanden, uttalanden, anspråk och varningar.
När du skickar en stor mängd information skrivs ett kort stöd i brevet och huvudpaketet upprättas som en separat bilaga. Om bilagan "väger" mycket bör du varna mottagaren om detta i följebrevet i efterskriften.
Svara på ett affärsbrev
Enligt reglerna för affärsetikett ska ett svar på ett brev inte försenas mer än två till tre dagar. Om det krävs en längre tidsperiod för ett svar på grund av ett antal objektiva skäl, meddela avsändaren om det, detta anses vara god form och ger företaget trovärdighet.
Kom ihåg det viktigaste - du måste svara på alla e-postmeddelanden från företag, förutom uppenbar skräppost.
När du svarar på affärsbrev används vanliga talformler ofta:
- "Vi måste tyvärr informera dig …";
- "Tack för …";
- "Vi inbjuder dig med glädje …";
- "Vi påminner dig …";
- "I enlighet med din begäran informerar vi …" och andra.
För enkelhets skull kan du skapa en separat fil med liknande talmönster. När du vänder dig till tomrummet kommer du att underlätta och påskynda skrivandet av affärsbrev väsentligt.
Om brevet är viktigt och du måste veta med säkerhet att det har levererats till adressaten, beställ leverans med kurir eller utfärda ett registrerat brev (ryska posten). E-post har funktionen "Mottaget meddelande" som automatiskt skickar en bekräftelse på att ditt meddelande har visats.
Om det inte finns något svar på brevet, enligt etiketten, kan du ringa ett extra samtal för att klargöra situationen med korrespondensen.
Typer av affärskorrespondens
Ursprungligen finns det två typer av affärskorrespondens: internt och externt. Extern korrespondens är korrespondens som skickas till en tredjepartsmottagare, medan intern korrespondens används inom ett företags gränser.
Affärsbrev, enligt deras avsedda syfte, är indelade i: applikationer, nyhetsbrev, annonser, förfrågningar, rekommendationer, förslag, påminnelser, anspråk, inbjudningar och andra.
Brev - ett meddelande innehåller information som adressaten behöver för att utföra uppgifter inom ramen för en gemensam sak. Sådan information är relevant och viktig för både mottagaren och avsändaren.
Applikation - en typ av affärskorrespondens som innebär att du skickar en begäran i syfte att få information eller tjänster. Till exempel en ansökan om deltagande i ett evenemang.
Begäran - en skriftlig begäran om att få information av intresse. Begäran kan vara formell och bindande.
En erbjudandebrev erbjuder vanligtvis samarbete eller specifika tjänster och kommersiella förslag. Sådana brev skickas vanligtvis till flera adresser samtidigt; massutskick kan användas.
Inbjudan - en individuell inbjudningsbrev till ett möte eller en galahändelse. Vid utformningen av sådan korrespondens är det tillåtet att använda speciella semesterformulär eller vykort. Det viktigaste är att tydligt stava ut namnet på evenemanget, adress, tid och plats för mötet.
En påminnelsebrev är ett meddelande om uppfyllandet av eventuella förpliktelser: återbetalning av skuld, tillhandahållande av en rapport, en påminnelse om ett möte och andra.
Om någon av parterna inte uppfyller avtalsvillkoren eller bryter mot avtalet kan skadelidande skicka ett krav. Ett utmärkande inslag i brevet - fordringar - är närvaron av en detaljerad beskrivning av de överträdda förhållandena, information om bedömning av skada, anspråk på ersättning för förluster eller eliminering av den identifierade överträdelsen. Ofta kompletteras denna korrespondens med kopior av dokument, fotografier och godkännandeintyg.
I rekommendationsbrev utvärderas en tredje part eller ett företag och deras egenskaper anges. Sådana meddelanden är oftast vanliga när man ansöker om en ny befattning.
Funktioner i företagets e-post
Numera skickas en stor andel affärsbrev via e-post, så reglerna för affärsetikett formulerar också krav för elektronisk affärskommunikation.
Läs avsändarens adress noggrant. Du bör meddelas med meddelanden med liknande postlådeadresser: "cupercat" eller "mini - bikini". Förutom vanlig spam kan meddelanden från sådana adresser innehålla virus.
Håll alltid ämnesraden kort och till punkt.
Etikett gör det möjligt att citera det ursprungliga meddelandet så att mottagaren omedelbart kan förstå vad som står på spel.
Det är tillåtet att fästa ytterligare material i bilagan.
Att känna till och tillämpa etikettreglerna inom affärskommunikation hjälper avsändaren att få ett gott rykte och attrahera nya partners.
