Utgående dokument är officiella brev som organisationen skickar till tredje parts adressater (leverantörer, konsumenter, tillsynsmyndigheter etc.) eller kollegor från andra städer. Som regel delar två anställda ansvaret för att hantera denna korrespondens: kompilatorn och expediten. Den första ansvarar för att förbereda och komma överens om texten. Den andra registrerar brevet, skickar originalet till sin destination och lagrar en servicekopia.
Nödvändig
- - företagets blankett;
- - den dator som textredigeraren är installerad på;
- - loggbok för registrering av utgående dokumentation.
Instruktioner
Steg 1
Om du är en kompilator
Förbered ett utkast till dokument. Utgående brev kan vara proaktiva och lyhörda. I det första fallet startar du (initierar) korrespondens med en annan organisation eller en specifik person om någon officiell fråga. Svarsbrevet måste innehålla information som motsvarar den mottagna begäran.
Steg 2
Skriv ut brevet i duplikat på din organisations brevpapper. Se till att den övre delen av dokumentet, den så kallade rubriken, är korrekt formaterad. Förutom information om företaget, som finns på formuläret till höger, innehåller det adressatens data och rubriken på brevet.
Steg 3
I det övre vänstra hörnet skriver du titeln, initialerna och efternamnet på den person som dokumentet är avsett till, adressen till en organisation eller individ. Proceduren för att specificera information bör vara exakt densamma, till exempel:
"Till generaldirektören för LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, kontor fjorton, Saratov, 109235.
Steg 4
Till höger, under information om din organisation, placera titeln på brevet. Den ska vara kort och tydligt återspegla innehållet i texten. Till exempel: "Om att genomföra en planerad inspektion av en byggnads sanitära tillstånd" eller "Om att tillhandahålla information om hus som behöver större reparationer."
Steg 5
Starta huvudtexten genom att adressera adressaten och ange anledningen till att detta brev skickas till honom. Till exempel:”Kära Ivan Ivanovich! Vi informerar dig om en planerad inspektion av den hyrda byggnadens sanitära tillstånd den 14 januari 2011”.
Steg 6
Om det finns bilagor till det utgående dokumentet listar du dem efter huvudtexten, till exempel: “Bilaga på 3 sidor. i en kopia. Längst ner på den sista sidan av texten ska dokumentets upphovsman anges. Som regel skriver författaren av brevet sitt efternamn, initialer och arbetstelefon mindre än huvudteckensnittet.
Steg 7
Kontrollera brevet med beslutsfattarna i din organisation i vilken riktning som helst. Till exempel godkänns handlingar som involverar utgifter av medel av en revisor och svar på en begäran från skattekontoret undertecknas av en advokat. Organisationens anställda som godkänner brevet sätter sina personliga signaturer med ett utskrift på den andra kopian i slutet av texten, under platsen för chefens visum. Efter att ha fått nödvändiga godkännanden undertecknas det utgående dokumentet av organisationschefen.
Steg 8
Skicka in det avtalade och undertecknade dokumentet till kontoristen. Om du vill behålla en kopia, skriv ut en extra kopia. Be kontoristen att sätta ett utgående nummer på det.
Steg 9
Om du är kontorist
Acceptera utgående brev från upphovsmannen. Kontrollera tillgängligheten och riktigheten av de viktigaste detaljerna, godkännandevisum, information om skaparen och chefens signatur. Var uppmärksam på förekomsten av bilagor till brevet.
Steg 10
Registrera informationen om dokumentet i loggen för utgående e-post. Om din organisation har bytt till elektronisk dokumenthantering, fortsätt enligt instruktionerna för underhåll av databasen. Det finns inga strikta registreringsregler för en traditionell pappersloggbok. I praktiken används dock oftast en tabell med följande kolumner:
- datumet;
- numret på det utgående dokumentet, - adressat;
- sammanfattning (titel);
- dokumentets upphovsman, - notera.
Steg 11
Det utgående numret formas enligt följande. Ange först lagerlistans nummer för mappen där kopior av utgående meddelanden lagras. Skriv serienumret för en viss bokstav genom ett streck eller ett snedstreck. Du får: "01-14-256" eller "01-14 / 256", där 01-14 är ärendenummer, 256 är dokumentnumret.
Steg 12
Ange det utgående numret i blankettens specialrad. Se till att du också anger numret på det inkommande dokumentet som det är kopplat till. Försegla den första kopian av brevet (utan godkännandevisum) i ett kuvert och skicka det till mottagaren. Arkivera en kopia av dokumentet i lämplig filmapp.
