Alla dokument från organisationen måste förvaras i arkivet. I skattelagen anges till exempel att primära dokument, papper som bekräftar betalning av skatt och andra måste skyddas i fyra år. Men det finns också sådana dokument som kan förstöras efter ett år, till exempel semesterplaner. Bortskaffande bör ske efter att lagen har utfärdats.
Instruktioner
Steg 1
Först bör det noteras att handlingar som "har tjänat sitt syfte" endast kan ingå i lagen om perioden löpte ut före den 1 januari året då ett sådant papper upprättas, det vill säga dokument från 2010 bör ingå i lagen först 2016.
Steg 2
Innan du utarbetar en handling och förstör dokumentationen måste du göra inventeringar som måste godkännas av organisationens chef och utarbeta ett protokoll.
Steg 3
Det är tillrådligt att utarbeta en handling i form av en tabell. I det övre högra hörnet anger du information om organisationen. Skriv sedan”Jag godkänner” med stora bokstäver nedan, i en vanlig rad, ange positionen nedan (chef, generaldirektör, etc.), sedan efternamn och initialer. Ange datum för utarbetandet av lagen även nedan.
Steg 4
Därefter anger du syftet, till exempel att markera utgångna dokument för förstörelse. Lista sedan anledningarna, till exempel "baserat på listan över typiska organisationsdokument …"
Steg 5
Nedan visas tabellavsnittet, som består av åtta kolumner. Den första är serienumret. Det andra är dokumentets namn, till exempel semesterplaner eller korrespondens om arbete med personal. Det tredje är slutdatum, det vill säga de datum som anges i dokumentet senast, till exempel slutar semesterschemat 2010, så du måste skriva "2010". Du behöver inte ange månaden här.
Steg 6
Därefter kommer kolumnen med lagernumren, om de inte finns där, kan du lägga ner bindestreck. Lägg sedan ner indexet i fallet enligt nomenklaturen, till exempel diagram 05-20, där 05 är avdelningsindex, och de andra två siffrorna är fallets ordinarie nummer.
Steg 7
Efter det, ange antalet lagringsenheter, till exempel kan grafen vara i en enda kopia, men korrespondensen med ramar finns i plural. Fyll sedan i rutan med lagringsperioder enligt referensboken. I slutet fyller du vid behov i kolumnen”anteckning”.
Steg 8
Efter den tabellformade delen, skriv att inventeringarna är tillgängliga och godkända av huvudets protokoll som anger antal och datum för sammanställningen.
Steg 9
Därefter sammanfattar den totala summan, som uttrycks i antalet dokument som är redo att förstöras, till exempel under perioden 2006-2010 förstördes 234 artiklar.
Steg 10
Sedan kontrollerar chefen all information igen och signerar dokumentet.
