Ett teammöte kan vara ett effektivt sätt att analysera olika arbetssituationer, inklusive konfliktsituationer. Den diskuterar offentligt kontroversiella frågor och fattar beslut som är bindande för varje anställd. Det kollektiva mötet bör föregås av mycket förberedande arbete.
Instruktioner
Steg 1
Formulera huvudämnet för mötet. Som regel hålls ett kollektivt möte om en aktuell fråga. Detta kan till exempel vara en analys av organisationens arbete för året eller övergången till minskad arbetstid.
Steg 2
Tänk över din agenda. Dess poäng kommer att vara specifika frågor som måste diskuteras. Det bör finnas minst två och högst fem. Rangordna frågorna i minskande betydelse. Om ämnet för mötet är ganska brett, sätt”Diverse” som sista punkten på dagordningen. Här kan du avvika lite från huvudämnet och diskutera små problem som berör laget för tillfället.
Steg 3
Förbered högtalare. En kompetent medarbetare, vars åsikt anses vara auktoritativ i teamet, bör tala om varje punkt på mötesagendan. Varna honom för den kommande rapporten 1-2 veckor i förväg så att personen lugnt kan tänka igenom sitt meddelande. 2-3 dagar före mötet, prata med varje talare, se till att texten i hans tal är färdig och motsvarar det angivna ämnet.
Steg 4
Förbered mötesrummet. Det är bra om din organisation har en möteslokal eller annat mötesrum. Använd annars det största rummet som är möjligt. På mötedagen måste det finnas tillräckligt många stolar installerade och en projektor, dator och mikrofon ansluten och inställd, om någon. Du kan också ordna i förväg för varje mötesdeltagares specialmappar med dokument som ska diskuteras.
Steg 5
Meddela alla anställda om datum, tid och plats för mötet. Använd en av de traditionella metoderna: lägg upp information på anslagstavlan, skicka ett e-postmeddelande, ring cheferna för strukturella avdelningar, prata personligen med varje anställd. Ditt val beror på företagets tradition och antalet anställda.
Steg 6
Registrera deltagare innan mötet påbörjas. Du kommer senare att bifoga listan till protokollet. Var noga med att starta mötet vid den tidpunkt som planerades och tillkännagavs för anställda. Vänta inte på efterkommare, visa evenemangets betydelse och allvar.
Steg 7
Meddela mötets huvudämne och de frågor som kommer att behandlas där. Be laget välja ordförande och sekreterare för mötet. Som regel väljs organisationens chef eller hans ställföreträdare som ordförande och kontorist eller kontorschef som sekreterare. Ordföranden leder mötet, upprätthåller ordningen och följer reglerna. Sekreterarens uppgifter inkluderar att hålla ett detaljerat protokoll: spela in talarnas tal, frågor till dem, diskussioner och förslag.
Steg 8
Håll dig till den etablerade taltidslinjen, annars riskerar ditt möte att dra till midnatt och aldrig fatta några beslut. Huvudtalare har som regel 15-20 minuter till förfogande, men högst 30. Medtalare i sekundära frågor bör vara inom 10-15 minuter. En deltagares tal från publiken är begränsat till 2-3 minuter. Du kan svara på en fråga inte mer än 5 minuter. Om tiden överskrids bör du påminna om reglerna.
Steg 9
När mötesagendan har ordnats och alla har hållit ett tal, sammanfatta mötet kort. Om viktiga beslut har fattats bör deras utkast läsas upp för alla närvarande.
Steg 10
Inom två dagar efter mötet måste du förbereda den slutliga versionen av protokollet och de beslut som fattats. Protokollet måste överenskommas och undertecknas av mötets ordförande. Förmedla besluten och tidsfristerna för deras genomförande för alla anställda som måste genomföra dem.
