Under arbetet med att förbereda dokument tilldelas deras godkännande en viktig roll, som kan vara intern, där dokument godkänns av avdelningarna i organisationen själv eller externt, associerade med godkännande av dokument av andra institutioner. Ett juridiskt korrekt överenskommet dokument ger rätt att vidta åtgärder enligt lagar, normer och regler. Dokument som har godkänt godkännandeförfarandet är förseglade eller stämplade.
Instruktioner
Steg 1
Att arbeta som anställd i en organisation, vars ansvar inkluderar internt och externt godkännande av dokument, är det nödvändigt att ha tydlig information om vilka avdelningar i företaget som är ansvariga för deras godkännande.
Steg 2
Gör en lista över dokument som måste godkännas under hela arbetsperioden. Var tydlig om de avdelningar som ansvarar för deras godkännande. Gör en tabell som visar vilka typer av dokument som är obligatoriska för godkännande, avdelningar som ansvarar för detta arbete, positioner, efternamn, namn, anställdas patronymics, deras telefoner och e-postadresser.
Steg 3
Bestäm det dokument som behöver godkännas. Gör en plan och ange i vilken ordning du kontaktar avdelningarna i din organisation. Ta reda på tidsfristerna för arbetets slutförande genom att prata med varje anställd i alla avdelningar i företaget som ansvarar för godkännandet av dokumentet.
Steg 4
Var noga med villkoren för godkännande av dokumentet, svara snabbt på alla ändringar som görs av det av en anställd vid avdelningen. Om du är osäker på de redigeringar som gjorts i dokumentet, var noga med att rådfråga organisationens specialister och förtydliga alla nyanser. Detta hjälper dig att minska godkännandetiden i framtiden och gör det möjligt för dig att lagligt upprätta dokumentet korrekt.
Steg 5
Efter godkännandeförfarandet i varje avdelning i organisationen läggs ett visum på dokumentet. Det kan vara en avdelningsstämpel eller en”Godkänd” stämpel med en uppgift om den anställdes position, namn och underskrift. Se till att varje anställd som ansvarar för att godkänna dokumentet signerar det korrekt. Annars kommer den inte att undertecknas av organisationens chef.
Steg 6
Den sista länken för att godkänna dokumentet är företagets chef. Dokumentet anses vara lagligt överenskommet endast om det undertecknas av ledningen, anställda vid alla avdelningar, företagets försegling eller stämpel.
Steg 7
Vid extern samordning av dokument som kräver godkännande av olika institutioner, kolla in listan över organisationer som du måste vända dig till. Ta reda på detaljerad information om avdelningarna, deras anställda som deltar i samordningen. Ring dem eller skicka ett e-postmeddelande och ange önskad dokumentlista. Enas om mötetid.
Steg 8
Upprätta en lista med frågor relaterade till tidpunkten för godkännande och förfarandet för att göra ändringar för den anställde vid institutionen som är involverad i externt godkännande av dokument. Gör ett officiellt uttalande i föreskriven form och ange listan över dokument som ska avtalas. Kontrollera tidpunkten för godkännande av dokument och korrektheten för deras genomförande.
