För att upprätta en korrekt rapport är det nödvändigt att tydligt definiera syftet med rapporten och dess form. Rapporten sammanställs i flera steg, så att du kan markera nyckelpunkterna korrekt.
Nödvändig
Rapportöversikt, rapportändamål
Instruktioner
Steg 1
Du måste närma dig denna process på ett ansvarsfullt sätt och vara särskilt uppmärksam på syftet med rapporten. För att rapporten ska upprättas korrekt är det först och främst nödvändigt att svara på frågan: "Varför sammanställs rapporten". Endast i det här fallet kommer du att ta hänsyn till alla "fallgropar". Det kan finnas flera svar på denna fråga. Några av dem är: • Rapporten ska informera eller förklara;
• Rapporten upprättas för rekommendationens skull;
• Rapporten ska motivera eller övertala;
• Rapporten kan fortsätta debatten eller förstärka det tidigare meddelandet / diskussionen;
• Rapporten kan vara en del av en instruktion.
Steg 2
Typ av affärsrapport Bestäm vilken typ av affärsrapport du behöver i det här fallet. Affärsrapporten kan lämnas in: • Skriftligt och muntligt;
• Formellt och informellt;
• I traditionell form och i originalform;
• På en sida och i flera volymer kan rapporten dessutom utarbetas internt eller göras av outsourcade konsulter.
Steg 3
Rapportens sammansättning Titelsida. Rapportens titel, fullständiga namn och position för den person som rapporten är avsedd för, fullständigt namn och position för den person som utarbetade rapporten anges här. I denna del anger du syftet med rapporten eller vilken typ av problem som uppstått. Om du tänker utarbeta en lång rapport kan introduktionen innehålla en rapport. I denna del av rapporten, ge all information som är relevant för syftet med rapporten eller den fråga som behöver täckas. I den sista delen av rapporten är det nödvändigt att ange slutsatserna på grundval av den mottagna informationen.
Steg 4
Rapportformatering När du formaterar en rapport måste du använda olika sätt. Separera stycken med mellanslag för att göra läsningen av dokumentet mycket enklare. Teckenstorlek och typ. Välj ett typsnitt som är optimalt för läsning. Underrubriker kan väljas genom att ändra teckenstorlek. Kursiv, fetstil, understrykning och specialtecken markerar viktiga punkter i rapporten. Genom att dela upp texten sida för sida kan du fokusera läsarens uppmärksamhet på viktiga punkter.
