Enheten för interaktion med media ingår inte alltid initialt i organisationens organisationsstruktur. Beredskapen att arbeta i mediarummet kommer med utvecklingen av organisationen. I sådana fall måste den anställda presssekreteraren organisera presstjänsten från grunden och fastställa sitt systematiska arbete.
Om organisationen aldrig tidigare har arbetat inom media måste den nyanställda kurator för presstjänsten genomgå seriös utbildning inom följande områden:
- urval av nyckelhögtalare;
- inrätta arbete med strukturella enheter för att tillhandahålla information som är lämplig för publicering i media;
- pressutrustningens tekniska utrustning och den första medieplanen
Från ledning till media
Var och en av de utsedda punkterna kan ta betydande tid att implementera helt. Men om vi pratar om prioriteringar, bör det viktigaste vara sökandet efter organisationens nyckeltalare. För att locka media och få dem att inte bara se en annonsör i organisationen utan också en informant kommer det att vara nödvändigt att arbeta med organisationens ledare. Bland dem - generaldirektören, suppleanter, avdelningschefer och avdelningar i områden. Dessa människor bör tydligt förstå behovet av att kommunicera med media, förstå vikten av varje kommentar och systematiskt arbete inom detta område i allmänhet.
Ofta, även de som är mest intresserade av medieaktivitet, känner talaren besvärligt och generad när han kommunicerar med journalister. Att ta bort dessa hinder är uppgiften för kurator för presstjänsten. Detta kan göras genom att demonstrera ett pressdokument med exempel på de bästa offentliga framträdandena hos redan kända mediefigurer.
Interna informanter
Utöver ledningen bör alla chefer för avdelningar och avdelningar informeras om företagets mediamål och mål. Det är bättre att göra detta under nästa möte, under vilket ledningen ska sätta uppgiften att tillhandahålla fullständig information till presstjänsten. Alla teammedlemmar bör förstå att detta ansvar inte är ett intryck av presssekreteraren, utan en ny strategisk uppgift för ledningen.
För att skapa en produktiv interaktion med avdelningarna är det nödvändigt, utan att vänta på information, att försöka fördjupa sig i deras arbete inifrån. Kvartalsrapporter från avdelningar, kommunikation med ledningen och direkta exekutörer hjälper till i detta. Att vara vän med alla och vara öppen för ny information är en av nycklarna till ett effektivt arbete för presstjänsten.
I arbetet med att arbeta med vissa delar av företaget kan det vara svårt att tillhandahålla information fortlöpande. Ofta beror detta på anställning av avdelningsspecialister i direkta arbetslinjen. Det är oproduktivt att dölja förbittring över att kollegor anser företagets informationsuppgifter under huvudansvaret. Därför är det värt att ta upp frågan om att skapa interna regler för inlämning av information med en viss frekvens. Och så att interna företagsrelationer inte drabbas av detta, bör presssekreteraren kontakta avdelningsledningen direkt med en begäran om att ge direkt tillgång till information för behandlingen, för att inte överbelasta avdelningsanställda med arbete. Vanligtvis välkomnar chefer dessa initiativ.
Det första steget till publicitet
När den interna förberedelsen är över börjar steget att nå den offentliga nivån. Detta kräver studier av massmedier, som potentiellt kan bli medieplattformar för publicering av information om företaget. Beroende på de strategiska målen bör presssekreteraren inte begränsas till specialpublikationer. Bland potentiella informationspartners kan man säkert inkludera nyhetsbyråer på lokal, regional och federal nivå, tv, radio etc.
Underskatta inte plattformarna, som, även om de inte har status som media, ofta överträffar sina informationskollegor i effektivitet. Dessa är bloggare, grupper och gemenskaper på sociala nätverk, informationssajter etc.
Det blir inte överflödigt att tänka på företagets aktivitet på sociala nätverk utan mellanhänder. Ingen kan klara denna uppgift bättre än ett presscenter, som känner till företagets arbete inifrån och ut.
Parallellt med det förberedande arbetet måste presssekreteraren upprätta en lista över nödvändiga tekniska medel för arbetet. Förutom standarduppsättningen kontorsmateriel är detta en kamera, en röstinspelare, hårddiskar för lagring av material.
Den första medieplanen - företagets publiceringsstrategi för den närmaste framtiden - bör utarbetas med förväntan att media kommer att vara försiktig med information från en tidigare okänd källa. Detta kan först förklara ett stort antal publikationer på kommersiell basis. Slutuppgifterna måste överenskommas med ledningen.
