När det har samlats för många dokument, och de ligger i en hög, kan det vara svårt att räkna ut vilket refererar till vad. Att hitta rätt dokument är ännu svårare. För att lösa detta problem måste du organisera dina dokument. Den beskrivna metoden är inte bara lämplig för att organisera dokument på papper, utan är naturligtvis tillämplig på dokument i elektronisk form med mindre antaganden.
Instruktioner
Steg 1
Det är enkelt att ordna dina dokument, även om det finns för många av dem. Gå igenom alla tillgängliga dokument och skapa en lista över de kategorier som du sorterar efter. Bestäm om det kommer att finnas underkategorier i listan. Till exempel i den allmänna kategorin av kontrakt kan man skilja mellan leveranskontrakt och tillhandahållande av tjänster. Bland orderna markerar du de allmänna orderna som rör företagets aktiviteter och personalorder.
Steg 2
När kategorilistan är klar bestämmer du hur och var du ska placera dokumenten. Håller med ledningen om kostnaderna för att köpa kontorsmateriel (mappar, filer, färgade klistermärken), eftersom det är trevligare att sortera och distribuera dokument om du inte behöver lura med gamla smuliga mappar.
Steg 3
Sortera tillgängliga dokument enligt listan du har sammanställt. Placera dem i separata staplar. Skriv vid behov på dem med en penna eller stick en klistermärke (för att inte bli förvirrad under sorteringsprocessen).
Steg 4
Utvärdera om dokument i en kategori (underkategori) passar in i mappen och arkivera dem. Det är bättre att ordna dokument enligt datumet för förberedelserna. I det dagliga arbetet arkiveras som regel dokumenten när de skapas, med de senaste dokumenten högst upp. När du överför ärenden till arkivet ändras beställningen (högst upp är det tidigaste dokumentet, längst ner - senast efter skapandet).
Steg 5
Om du arkiverar dokument från olika år i samma mapp, separera visuellt ett år från det andra med en färgad klistermärke eller ett större ark. Sådana bokmärken gör det mycket lättare att hitta önskat dokument i framtiden.
Steg 6
Lägg till en bilaga till nästa dokument.
Steg 7
Upprätta vid behov ett register över alla mappar med dokument som anger innehållet i varje mapp, datum för dess skapande och slutet på underhållet, lagringsplatsen och så vidare. Ordna mapparna så att det är bekvämt att använda dem så att du inte behöver "bryta igenom" dem genom massor av papper.
