Registrering av dokument är en process som uttrycks i att fastställa referenser för ett visst dokument när det skickas, tas emot, skapas. För närvarande används journal, kort och automatiserade former av dokumentregistrering.
Intern registrering av dokument är en integrerad del av alla statliga eller kommunala organ, institutioner, kommersiella organisationer eller enskilda företagare. I praktiken handlar den här processen om att fixa grundläggande information om dokumentet i ett speciellt format som används för intern registrering.
I det här fallet är inte bara inkommande och utgående dokument vanligtvis föremål för intern registrering utan också papper som skapats i själva organisationen (till exempel avtal med motparter). Ansvaret för att registrera dokument tilldelas ofta en sekreterare eller kontorist; i stora organisationer skapas hela avdelningar för att optimera denna process.
Vilka är formerna för intern registrering av dokument?
Den vanligaste formen för intern registrering av dokument är fortfarande journalregistreringen. I det här fallet införs information om dokumenten i en speciell tidskrift, uppdelad i flera kolumner. Var noga med att ange uppgifter om datum för mottagande, sändning eller skapande av dokumentet, dess registreringsnummer, namn och dess korta beskrivning registreras.
Ett alternativt formulär är kortregistrering av dokument, där information om varje dokument införs i ett separat kort, reglerna för ifyllning som är godkända i förväg. Slutligen anses den mest progressiva formen vara automatiserad dokumentregistrering, vilket minimerar pappersarbete.
Vilken är den mest lämpliga formen för organisationen?
Journalformen för intern registrering av dokument kan effektivt användas i små organisationer, där en specialist ansvarar för genomförandet av relevanta förfaranden. Nackdelen med detta formulär är att det inte är möjligt för flera anställda att arbeta samtidigt med registrering av dokument, så det är inte lämpligt för stora företag. Dessutom, i närvaro av flera tidskrifter för registrering av dokument (till exempel i olika avdelningar), uppstår ofta förvirring med deras registreringsdata.
Dessa nackdelar övervinns genom att använda det interna registreringskortformuläret, vilket gör att du snabbt och effektivt kan registrera information om valfritt antal dokument. Om företagets mål är att minimera pappersarbete rekommenderas det att du använder ett automatiserat internt registreringsformulär som kräver specialiserad programvara.
