En PR-chef måste ha kunskap om sitt jobb. Detta förklarar behovet av att underhålla arkiv med viktig information, som kallas pressdossierer eller mediedossierer.
PR-chefs arkiv
Ett pressdossier samlas in för alla viktiga nyheter, personer och händelser som direkt eller indirekt påverkar organisationens rykte.
Det är optimalt att hålla separata arkivskåp enligt:
- regelbundna och engångsevenemang: utställningar, seminarier, rundabord, möten och affärsmiddagar;
- nyckelpersoner, opinionsledare, allierade i organisationens position och dess motståndare;
- ämnen som regelbundet täcks av PR-tjänsten. Det är viktigt att samla inte bara organisationens egna material utan också allmän reaktion, redaktionellt material, expertkommentarer etc.
- branschmedia och journalister.
En pressdokument, som alla arkiv, bör vara en dynamisk informationsbas där information uppdateras regelbundet och ny information samlas omsorgsfullt.
Insamlingsteknik
På den tekniska sidan kan pressunderlaget skrivas ut eller elektroniskt. För att minimera arbetet med pressdokumentet är det oftast tillåtet att ha båda kompletterande arkivalternativ.
Pressdokumentet innehåller publikationer i media, PR-tjänstens eget material. För personer används biografier, foton, personuppgifter (med personens tillstånd), personliga kontaktuppgifter och telefoner för assistenter. Det är viktigt att sammanställa pressunderlaget för händelserna från evenemangets program, resolutioner, delningar av deltagare och arrangörernas kontakter.
En speciell plats i pressdokumentet upptas av information om media och journalister. En PR-specialist måste göra en detaljerad beskrivning av varje specialmedia, oavsett om organisationen för närvarande interagerar med redaktionen eller inte. Rådata bör innehålla information om cirkulation (om det är en tryckt publikation), närvaro (för Internetresurser), information om grundarna, VD, redaktör och branschjournalister.
Födelsedatum för alla mediepartners, oavsett vilken position de intar i den redaktionella hierarkin, kommer aldrig att vara överflödiga. En vanlig anställd och chefen för ett medieföretag är lika nöjda om PR-tjänsten för en vänlig organisation gratulerar dem med ett litet vykort eller en frodig bukett blommor. Information om journalister är bäst begränsad till organisationens informationskompetens. Om PR-tjänsten har förberett och överlämnat till korrespondenten en analytiker i organisationen för beredning av materialet, bör du lämna ett märke om detta i pressdossieret. Detta gör det lättare att känna till utgångspunkten för medvetenhet bland kollegor med upprepad kontakt.
Fyllningen av pressunderlaget är direkt relaterat till i vilken utsträckning PR-tjänsten analyserar media noggrant. Så snart en ny artikel dyker upp om ett ämne som ligger nära PR-chefens verksamhet måste den ingå i pressunderlaget. Du bör också göra med videoberättelser, författarkolumner, register över auktoritativa bloggare och annan information.
Tillgång till pressdossier
Om en pressdokument bildas under en lång tidsperiod, visas ofta en så kallad insider i den, förutom information från öppna källor. Insiderinformation kallas vanligtvis information som tas emot från inofficiella källor som ännu inte har bekräftats offentligt. Officiella representanter för organisationer kan behålla sådan information i statusen "ingen kommentar" under lång tid, därför måste PR-chefen komma ihåg behovet av att begränsa tillgången till arkivet för tredje part, en gång i pressdokumentet.
Ett annat incitament att begränsa tillgången till pressunderlag är personuppgifter, som ofta kompletteras med information om personer. Det är viktigt att komma ihåg detta när du kontaktar andra anställda i organisationen, PR-specialister från andra organisationer och andra intressenter. Pressdokumentet är främst utvecklat för internt bruk av organisationen.
Detta förklarar också behovet av att installera ytterligare säkerhetssystem för att förhindra informationsläckage. Det är viktigt att samla pappersmaterial i mappar, vars tillgång till bör vara strikt begränsad. Elektroniska databaser bör vara tillgängliga för anställda vid PR-avdelningen, på begäran - för organisationens ledning, men stängda för ett brett spektrum av företagsinformation.
